Un blog de Universitat Politècnica de Valéncia, Campus de Gandia.

Així cuinem un congrés

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Ací estem, una altra vegada mans a l’obra de la nova edició del congrés universitari Comunica2, la seua V edició! Encara que l’experiència ens ajuda a conèixer els problemes als quals ens enfrontem, al final sempre arriben els nervis i la il·lusió, com el primer dia.

Rebeca Díez i Marga Cabrera

Si voleu un secret sobre com gestem el Comunica2, l’ingredient clau és l’equip. Per a fer una bona massa de família Comunica2 necessitem:

– 6 Coordinadors (personal del Campus, alumnes i ex alumnes). Dirigeixen les tasques de comunicació, premsa, instal·lacions, inscripcions/certificats, part científica, relacions externes… responsables de diversos equips, molts d’ells “per amor a l’art”.

– 30 Voluntaris (alumnes i ex alumnes de Comunicació Audiovisual, del màster CALSI i del màster de postproducció). Se’ls reconeix durant els dies del congrés perquè porten una samarreta negra amb el logotip. Treballen diverses hores a la setmana del congrés i al 100% els dos dies que dura. Tenen moltíssimes funcions i la veritat és que van de cap, entre les tasques destaquen:

  • Community manager. Són els encarregats de difondre i comunicar tot el que està passant en el congrés a través de les diferents xarxes socials.
  • Redacten notes de premsa de cada ponència, taula redona o taller i la fan arribar als mitjans. També gestionen entrevistes amb mitjans, ajuden a la cap de premsa del Campus i recopilen tot el material que s’haja publicat en un dossier de premsa.
  • Fotògrafs. Capten imatges per a la resta d’equips, per a les xarxes socials del congrés o per a premsa.
  • Cada ponent té un padrí que li atén des del moment en què accedeix a venir al congrés. S’encarreguen d’estar a la seua disposició per a dubtes de viatges, horaris, ppts… i el que faça falta! Al final la relació dels padrins cala amb el temps i són els ponents els que apadrinen als alumnes en la seua futura carrera professional.
  • Equip de producció. Càmeres, muntadors, realitzadors … els que estan darrere perquè tot l’streaming funcione i que després hi haja vídeos de cada ponència.

– Col·laboradors (empreses amigues). Tots els anys comptem amb diverses empreses que ens donen el seu suport tant en difusió com econòmicament o en intendència. Així per exemple comptem amb la Fundeu-BBVA, Betelgeux, Hoyesarte.com, Yorokobu, Rookies, Turistícate, Diez y Diez Comunicación, MASmedios, Ambra… enguany també comptem amb Diapaso.com, startup de exalumnos que assumeix el disseny i web del congrés.

– Part científica. Són els que s’encarreguen de muntar la part científica del congrés, dirigits per Natalia Sastre, responsable de Biblioteca Campus Gandia CRAI: creen la crida a comunicacions, les reben, munten el comitè científic d’experts, contacten amb comunicadors d’altres universitats (investigadors que volen presentar les seues experiències), les envien a avaluar, preparen el cronograma de presentacions i gestionen les actes del congrés. És un treball que no llueix tant com uns altres però és dels més importants.

– Ponents. Cada any triem els que ens sembla que més poden aportar, tenim en compte que sàpien del tema i que sàpien comunicar. A més es valora que siguen guapos 🙂 Els ex ponents que han passat pel congrés són sempre benvinguts com convidats en noves edicions. Solen recomanar-nos i valorar molt positivament l’experiència.

– Administració. Es necessita una persona metòdica que porte els comptes, que pague les despeses i que intente que no ens passem de despeses. Gestiona a més els desplaçaments de ponents, des de la seua casa fins a Gandia, inclosa la intendència des de València, que sol ser el més difícil per a coordinar a tots.

– Intendència/Allotjament. Es tracta de negociar amb els hotels i l’ajuntament per a aconseguir el millor lloc en la platja de Gandia, a més de les millors vistes. Reserven en restaurants, bars i tot el necessari per a rebre als ponents i assistents de la millor manera. No podem pagar allotjament i dietes als assistents, però sí podem negociar preus amics en diferents llocs. Volem que tothom se’n vaja content.

– Presentador. Cada any intentem que hi haja un presentador que siga el fil conductor entre les diferents activitats. És un treball difícil perquè sempre hi ha imprevistos i ha d’improvisar perquè no es noten els possibles errors del directe.

– Directores. Som dues directores, professores i companyes de despatx en el Campus de Gandia, fins avui perfectament coordinades i encantades de seguir amb aquesta aventura.

Com es gesta una nova edició?

Comunica2Ens encanta el contingut del congrés, aprenem amb cada edició i ens obliga a estar al dia. És a hores d’ara, a 5 mesos del congrés, quan s’està gestant el que serà realment. Des que va acabar l’anterior, tot l’equip estem pensant en qui ens agradaria que vinguera, quines taules o tallers muntar, què millorar d’altres edicions, ens fixem en altres congressos, cerquem subvencions o acords amb entitats, intentem innovar…

Des del primer dia el Campus ens ha recolzat i ajudat en tot el que hem necessitat. Muntem l’equip amb els que es volen apuntar, antics i nous. Com diu Rebeca, esperem no poder comptar amb els ex alumnes perquè voldrà dir que tenen molt treball i els va molt bé. L’equip de la universitat sempre ha sigut el mateix: Carles (tècnic d’audiovisual), Sandra (cap de premsa) i Luisa (responsable del CFP), sempre disposats i proactius, un luxe que té el Campus de Gandia a l’hora de muntar congressos. També comptem amb Pilar Sánchez, del CTT, i Lola Teruel, professora de Turisme, sempre disposades a difondre i compartir tot el que fem, a més de tirar-nos una mà en moments d’estrès.

Finalment fem un pressupost amb les despeses que estimem i fent un balanç dels possibles ingressos, segons açò posem les tarifes, intentat sempre ajudar els alumnes del Campus, universitaris i persones en atur. Ara com ara sempre hem anat justos, és a dir, ni guanyem ni perdem, i al cap i a la fi d’açò es tracta.

Seguim i seguim perquè gaudim durant la preparació del Congrés, a voltes patim però riem, gaudim i aconseguim muntar un equip, que es pot anomenar col·laboradors o coordinadors, però al final, som amics. I com a guinda a la recepta, recordar que són moltíssimes hores de treball, quantitat d’implicats, algun que un altre disgust, però val la pena, sobretot si es fa amb il·lusió.


Marga Cabrera i Rebeca Díez són professores i investigadores en el Campus de Gandia UPV

 Pots seguir-les en Twitter @MargaTwita  @Rebeca10ten

Comunica2.0

 < Entrada anterior 
 Entrada següent >