Un blog de Universitat Politècnica de Valéncia, Campus de Gandia.

Así cocinamos un congreso

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Aquí estamos, otra vez con las manos en la masa de la nueva edición del congreso universitario Comunica2, ¡su V edición! Aunque la experiencia nos ayuda a conocer los problemas a los que nos enfrentamos, al final siempre llegan los nervios y la ilusión, como el primer día.

Rebeca Díez y Marga Cabrera

Si queréis un secreto sobre cómo gestamos el Comunica2, el ingrediente clave es el equipo. Para hacer una buena masa de familia Comunica2 necesitamos:

  • 6 Coordinadores (personal del Campus, alumnos y ex alumnos). Dirigen las tareas de comunicación, prensa, instalaciones, inscripciones/certificados, parte científica, relaciones externas… responsables de varios equipos, muchos de ellos “por amor al arte”.
  • 30 Voluntarios (alumnos y ex alumnos de Comunicación Audiovisual, del master CALSI y del master de postproducción). Se les reconoce durante los días del congreso porque llevan una camiseta negra con el logotipo. Trabajan varias horas a la semana del congreso y al 100% los dos días que dura. Tienen muchísimas funciones y la verdad es que van de cabeza, entre las tareas destacan:
    • Community manager. Son los encargados de difundir y comunicar todo lo que está pasando en el congreso a través de las distintas redes sociales.
    • Redactan notas de prensa de cada ponencia, mesa redonda o taller y la hacen llegar a los medios. También gestionan entrevistas con medios, ayudan a la jefa de prensa del Campus y recopilan todo el material que se haya publicado en un dossier de prensa.
    • Fotógrafos. Captan imágenes para el resto de equipos, para las redes sociales del congreso o para prensa.
    • Cada ponente tiene un padrino que le atiende desde el momento en que accede a venir al congreso. Se encargan de estar a su disposición para dudas de viajes, horarios, ppts… y ¡lo que haga falta! Al final la relación de los padrinos cala con el tiempo y son los ponentes los que apadrinan a los alumnos en su futura carrera profesional.
    • Equipo de producción. Cámaras, montadores, realizadores … los que están detrás de que todo el streaming funcione y que luego haya videos de cada ponencia.
  • Colaboradores (empresas amigas). Todos los años contamos con varias empresas que nos dan su apoyo tanto en difusión como económicamente o en intendencia. Así por ejemplo contamos con la Fundeu-BBVA, Betelgeux, Hoyesarte.com, Yorokobu, Rookies, Turistícate, Diez y Diez Comunicación, MASmedios, Ambra… este año también contamos con Diapaso.com, startup de exalumnos que asume el diseño y web del congreso.
  • Parte científica. Son los que se encargan de montar la parte científica del congreso, dirigidos por Natalia Sastre, responsable de Biblioteca Campus Gandia CRAI: crean la llamada a comunicaciones, las reciben, montan el comité científico de expertos, contactan con comunicadores de otras universidades (investigadores que quieren presentar sus experiencias), las envían a evaluar, preparan el cronograma de presentaciones y gestionan las actas del congreso. Es un trabajo que no luce tanto como otros pero es de los más importantes.
  • Ponentes. Cada año elegimos a los que más nos parece que pueden aportar, tenemos en cuenta que sepan del tema y que sepan comunicar. Además se valora que sean majos 🙂 Los ex ponentes que han pasado por el congreso son siempre bienvenidos como invitados en nuevas ediciones. Suelen recomendarnos y valorar muy positivamente la experiencia.
  • Administración. Se necesita una persona metódica que lleve las cuentas, que pague los gastos y que intente que no nos pasemos de gastos. Gestiona además los desplazamientos de ponentes, desde su casa hasta Gandia, incluida la intendencia desde Valencia, que suele ser lo más difícil para coordinar a todos.
  • Intendencia/Alojamiento. Se trata de negociar con los hoteles y el ayuntamiento para conseguir el mejor sitio en la playa de Gandia, además de las mejores vistas. Reservan en restaurantes, bares y todo lo necesario para recibir a los ponentes y asistentes de la mejor manera. No podemos pagar alojamiento y dietas a los asistentes, pero sí podemos negociar precios amigos en distintos lugares. Queremos que todo el mundo se vaya contento.
  • Presentador. Cada año intentamos que haya un presentador que sea el hilo conductor entre las diferentes actividades. Es un trabajo difícil porque siempre hay imprevistos y tiene que improvisar para que no se noten los posibles errores del directo.
  • Directoras. Somos dos directoras, profesoras y compañeras de despacho en el Campus de Gandia, hasta la fecha perfectamente coordinadas y encantadas de seguir con esta aventura.

¿Cómo se gesta una nueva edición?

Comunica2Nos encanta el contenido del congreso, aprendemos con cada edición y nos obliga a estar al día. Es a estas alturas, a 5 meses del congreso, cuando se está gestando lo que será realmente. Desde que acabó el anterior, todo el equipo estamos pensando en quién nos gustaría que viniera, qué mesas o talleres montar, qué mejorar de otras ediciones, nos fijamos en otros congresos, buscamos subvenciones o acuerdos con entidades, intentamos innovar…

Desde el primer día el Campus nos ha apoyado y ayudado en todo lo que hemos necesitado. Montamos el equipo con los que se quieren apuntar, antiguos y nuevos. Como dice Rebeca, esperamos no poder contar con los ex alumnos porque querrá decir que tienen mucho trabajo y les va muy bien. El equipo de la universidad siempre ha sido el mismo: Carles (técnico de audiovisual), Sandra (jefa de prensa) y Luisa (responsable del CFP), siempre dispuestos y proactivos, un lujo que tiene el Campus de Gandia a la hora de montar congresos. También contamos con Pilar Sánchez, del CTT, y Lola Teruel, profesora de Turismo, siempre dispuestas a difundir y compartir todo lo que hacemos, además de echarnos una mano en momentos de estrés.

Finalmente hacemos un presupuesto con los gastos que estimamos y haciendo un balance de los posibles ingresos, según esto ponemos las tarifas, intentado siempre ayudar a los alumnos del Campus, universitarios y personas en paro. Por ahora siempre hemos andado justos, es decir, ni ganamos ni perdemos, y al fin y al cabo de eso se trata.

Seguimos y seguimos porque disfrutamos durante la preparación del Congreso, a veces sufrimos pero nos reímos, disfrutamos y conseguimos montar un equipo, que se puede llamar colaboradores o coordinadores, pero al final, somos amigos. Y como guinda a la receta, recordar que son muchísimas horas de trabajo, cantidad de implicados, algún que otro disgusto, pero vale la pena, sobre todo si se hace con ilusión.


Marga Cabrera y Rebeca Díez son profesoras e investigadoras en el Campus de Gandia UPV

Puedes seguirlas en Twitter @MargaTwita @Rebeca10ten

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